Tietosuojaseloste
Opintoapurahojen tietosuojaseloste
Henkilötietolaki 10 § ja 24 § | 15.8.2018 |
Rekisterinpitäjä | Rajaseutu ry |
Rekisteristä vastaava/yhteyshenkilö | Elina Nihtilä |
Rekisterin nimi | Opintoapurahahakemusten käsittely |
Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja rekisterin käyttötarkoitus | Rajaseutu ry:lle osoitettujen opintoapurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely ja apurahahallinnon tehtävät. Käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. |
Rekisterin tietosisältö | |
| Hakijan tiedot: Maakunta Etu- ja sukunimi Tiedot on saatu opintoapurahan saajalta apurahan maksatusta varten. Opintoapuraha ei ole veronalaista tuloa eikä tietoja luovuteta verohallinnolle. Apurahan saajan nimi säilyy pankin maksuohjelmassa ja Rajaseutu ry:n kirjanpito-ohjelmassa lain ja asetusten vaatimusten mukaan. |
Säännön mukaiset tietolähteet | Hakijan ja hakemuksen tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella. Rekisteröitävän henkilötietojen luovuttaminen rekisterinpitäjälle on apurahahakemusten käsittelyn edellytys. |
Säännön mukaisten tietojen luovutus | Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan hakemuksia arvioivien käsittelijöiden, Rajaseutu ry:n henkilökunnan ja hallituksen käyttöön. Rajaseutu ry:llä on myös yhteistyötä Säätiö Gustaf B.Thordénin Karjalan rahaston kanssa ja Säätiö valitsee opintoapurahojensa saajat Rajaseutu ry:n esivalitsemien Pohjois-Karjalasta tulleiden hakemusten joukosta. Muiden hakijoiden tietoja ei luovuteta. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus, josta on säädetty henkilötietolain 33 §:ssä. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. |
Rekisterin suojauksen periaatteet | A) Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Apurahahakemukset ja myönnöt säilytetään 3 vuotta sähköisessä käyttöarkistossa, jonne pääsy on yhdistyksen henkilökunnalla. Tämän jälkeen tiedot poistetaan. |
Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen | Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. |
Oikeus vaatia tiedon korjaamista | Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Korjaamispyyntö osoitetaan Rajaseutu ry:lle. |
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet | Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu). Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Rajaseutu ry:n oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös. Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”. |