Henkilötietolaki 10 § ja 24 §

15.8.2018

Rekisterinpitäjä

Rajaseutu ry
Tunturikatu 6 A 19, 00100 Helsinki
Y-tunnus 0550 386-2

Rekisteristä vastaava/yhteyshenkilö

Elina Nihtilä
Rajaseutu ry
Tunturikatu 6 A 19, 00100 Helsinki
Puh. 010 271 6400
elina.nihtila(a)rajaseutu.fi

Rekisterin nimi

Opintoapurahahakemusten käsittely

Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja rekisterin käyttötarkoitus

Rajaseutu ry:lle osoitettujen opintoapurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely ja apurahahallinnon tehtävät.

Käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterin tietosisältö

Hakijan tiedot:

Maakunta
Kotikunta
Syntymävuosi
Sukunimi
Etunimi
Kotiosoite
Puhelin
Sähköposti
Pankkitili

Oppilaitos, jossa hakija opiskelee
Opiskelun alkamis- ja päättymisajankohta
Viimeisimmän todistuksen keskiarvo
Koulumatkojen pituudet ja matkakustannukset
Opintovälinekustannukset eriteltyinä
Asumismuoto opiskelun aikana ja muualla asumisesta aiheutuvat kustannukset, opiskelupaikan asunto-osoite

Hakijan perheen alaikäisten lasten määrä
Täysi-ikäisten opiskelevien lasten määrä
Hakijan isän ja/tai äidin tai huoltajan nettotulot/kk
Hakijan nettotulot/kk
Hakijan opinto- tai muut velat
Hakijan av(i)opuolison nettotulot/kk
Hakijan lasten määrä
Hakijan perheen saamat etuudet eriteltyinä
Vanhempien/huoltajan asumiskustannukset/kk
Vanhempien/huoltajan varallisuus
Vanhempien/huoltajan velat
Hakijan perheen erityismenot
Muut asiat, jotka voivat vaikuttaa apurahan myöntämiseen

Apurahan maksatustiedot

Etu- ja sukunimi
pankkiyhteys
maksupäivä
määrä euroina
tositenumero
selite

Tiedot on saatu opintoapurahan saajalta apurahan maksatusta varten.

Opintoapuraha ei ole veronalaista tuloa eikä tietoja luovuteta verohallinnolle. Apurahan saajan nimi säilyy pankin maksuohjelmassa ja Rajaseutu ry:n kirjanpito-ohjelmassa lain ja asetusten vaatimusten mukaan.

Säännön mukaiset tietolähteet

Hakijan ja hakemuksen tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella. Rekisteröitävän henkilötietojen luovuttaminen rekisterinpitäjälle on apurahahakemusten käsittelyn edellytys.

Säännön mukaisten tietojen luovutus

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan hakemuksia arvioivien käsittelijöiden, Rajaseutu ry:n henkilökunnan ja hallituksen käyttöön.

Rajaseutu ry:llä on myös yhteistyötä Säätiö Gustaf B.Thordénin Karjalan rahaston kanssa ja Säätiö valitsee opintoapurahojensa saajat  Rajaseutu ry:n esivalitsemien Pohjois-Karjalasta tulleiden hakemusten joukosta. Muiden hakijoiden tietoja ei luovuteta.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus, josta on säädetty henkilötietolain 33 §:ssä.

Myönnettyjen apurahojen saajien nimiä ei julkaista.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja pääsyvalvotuissa tiloissa. Hakemusaineistoa säilytetään hakuajan päättymisen jälkeen enintään kaksi vuotta. Aineiston tuhoamisen tekee tietosuojapalveluihin erikoistunut yritys.

B) Sähköisesti talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus.

Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.

Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Tiedot poistetaan palvelimelta kolmen viikon sisällä hakuajan päättymisestä.

Apurahahakemukset ja myönnöt säilytetään 3 vuotta sähköisessä käyttöarkistossa, jonne pääsy on yhdistyksen henkilökunnalla. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntö osoitetaan Rajaseutu ry:lle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Korjaamispyyntö osoitetaan Rajaseutu ry:lle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu). Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Rajaseutu ry:n oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös.

Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.

Rajaseutu ry ei käsittele eikä luovuta henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.